洪管办函〔2009〕55号
怀化市洪江区管理委员会办公室
关于做好洪江区政府公众信息网
“区长信箱”栏目信件回复工作的通知
各乡人民政府，街道办事处、区直机关各单位：
“区长信箱”是洪江区政府公众信息网的重要栏目，是区管委面向社会公众设立的专用电子邮箱。为做好“区长信箱”的信件回复工作，确保“区长信箱”功能的充分发挥，根据《中华人民共和国政府信息公开条例》、《信访条例》和《湖南省行政程序规定》，经区管委研究同意，现将有关事项通知如下：
一、职责与分工
“区长信箱”信件按“分级负责，谁主管谁负责”的原则办理。来信人应先向责任单位或部门反映，越级反映的，应告知有关部门、单位的处理意见和结果。来信人应实事求是地说明请求、事实、理由、时间、地名、人名、联系方式等要素，力求表述准确。区管委信息化工作办公室负责“区长信箱”信件的交办、督办、网上回复等工作，并会同区管委督查室共同负责“区长信箱”信件办理考评等工作。各乡人民政府，街道办事处、区直机关各单位具体负责本单位职责范围内“区长信箱”信件的承办工作。
二、受理范围
（一）对区管委工作及其工作人员的意见；
（二）对全区改革开放、经济社会发展方面的建议；
（三）对区管委工作职责、办事程序和政策规定的咨询；
（四）群众反映的应由区管委解决的求助事项；
（五）其他属于区管委职责范围，并需要区管委协调解决的问题；
“区长信箱”只受理通过网上电子邮件反映的问题，不受理电话来访。对党委、人大、政协、军队、法院、检察院以及民主党派、民间社团等提出的批评、意见和建议，不属于“区长信箱”受理范围。对已经受理或正在办理的信访事项，信访人在规定的办理期限内仍然以同一事实和理由提出投诉请求的不予受理。对已经终结的信访事项不予受理。
三、处理流程
（一）整理记录。区管委信息化工作办公室按原始记录填写《“区长信箱”来信处理单》，包括来信人姓名、住址、工作单位、联系电话、E-mail、来信时间、来信内容等。填写内容要简明扼要，不遗不漏，客观真实。
（二）分类处理。区管委信息化工作办公室对网上来信进行筛选、分析、核实，分类处理。
1、一般性的属于有关部门、单位职责范围内的问题，填写 《“区长信箱”来信处理单》转交有关部门、单位办理。
2、比较重要的紧急问题，及时填写《“区长信箱”来信处理单》，呈报有关领导批办。
3、定期对网上来信进行综合分析，找出带有倾向性、苗头性的问题及重要社情民意，写成书面材料供区工委、区管委领导参阅。
4、对区管委领导批办的重要事项，由区管委办信息化工作办公室直接派人或会同有关部门进行调查处理。
（三）督促协调。区管委信息化工作办公室会同区管委督查室，根据区管委领导的指示和工作需要督促有关部门、单位认真办理承办的事项。
1、督促有关部门限期完成承办事项；对处理不当的，要重新复查办理。
2、对区工委、区管委领导批办及区管委办公室转办的问题进行重点跟踪督办，确保按期办结。
（四）结果反馈。区别不同情况，对办理结果予以反馈或公布，增强办理工作的透明度。
1、凡有处理结果的，及时向来信人反馈。
2、凡经区领导批示的问题，办结后及时向区领导报告处理结果。
3、对群众普遍关心和影响较大的问题，必要时，通过网络和新闻媒介向社会公布。
所有反馈结果需请承办单位主要领导审签盖章后报区管委办，区管委办分管信息化工作领导或区领导复核后予以公布。
（五）备案归档。对“区长信箱”来信建立电子档案和书面档案。群众网上来信、部门上报的办理意见、领导批示件、综合分析材料、参阅材料等有价值的材料，要立卷归档。
四、明确办理时限
承办单位对信件处理答复的时限，一般为7个工作日；情况复杂的，要在20个工作日内向区管委办信息化工作办公室反馈初步办理意见（报相关领导批准后可适当延长）。不能按期办结的，要向区管委办信息化工作办公室说明情况。
五、建立考评制度
区管委办信息化工作办公室会同区管委办督查室，每半年对“区长信箱”信件办理工作进行一次考评，对办理工作认真负责、办理及时、办理结果群众满意的单位和工作人员，予以通报表彰；对办理工作不认真、不及时、办理结果群众不满意的单位和工作人员，予以通报批评；对敷衍塞责、推诿扯皮、久拖不办造成严重后果的单位和工作人员，将追究其相关责任。
各乡人民政府，街道办事处、区直机关各单位在收到此通知后应及时将本单位分管领导和承办人的姓名、职务、办公电话、手机号码、电子邮箱等报区管委办信息化工作办公室（联系电话：7636552；E—mail：hjqxx2005@163.com）。
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